KEBIJAKAN DAN PERENCANAAN SISTEM

KEBIJAKAN DAN PERENCANAAN SISTEM
Sebelum suatu sistem informasi dikembangkan, umumnya terlebih dahulu dimulai dengan adanya suatu kebijakan dan perencanaan untuk mengembangkan sistem itu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

PERBEDAAN KEBIJAKAN SISTEM DAN PERENCANAAN SISTEM

Kebijakan sistem (systems policy) merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem.  Kebijakan sistem itu sendiri antara lain dilakukan oleh management puncak, mengembangkan suatu sistem informasi, menyediakan manajemen dengan informasi yang cukup, meningkatkan produktifitas karyawan.

Perencanaan sistem (systems planning) merupakan pedoman untuk melakukan pengembangan sistem. Hal – hal dalam perencanaan sistem antara lain perencanaan sistem yang terdiri dari short range dan  long range, mengestimasi kebutuhan fisik, ditangani oleh planning staff, sebagai pengembangan sistem, dikepalai oleh System Development Manager, departemen pengolahan data dikepalai oleh manager pengolahan data.

A.    KEBIJAKAN SISTEM
Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem lama.
Tugas komite pengarah terdiri dari:
   o Mengkaji, menyetujui atau membuat rekomendasi yang berhubungan dengan perencanaan sistem, proyek-proyek sistem serta pengadaan perangkat keras, perangkat lunak dan fasilitas-fasilitas lainnya
    Mengkoordinasi pelaksanaan proyek sistem sesuai dengan rencananyao
    Memonitor atau mengawasi kemajuan dari proyek sistemo
    Menilai kinerja dari fungsi-fungsi sistem yang telah dikembangkano
   o Memberikan saran-saran dan petunjuk terhadap proyek sistem yang sedang dikembangkan, terutama yang berhubungan dengan pencapaian sasaran sistem, sasaran perusahaan dan juga terhadap kendala-kendala yang dihadapi

B.    PERENCANAAN SISTEM
    adalah : estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan.
Perencanaan sistem dapat terdiri dari perencanaan jangka pendek yang periodenya 1-2 tahun dan perencanaan jangka panjang yang periodenya sampai dengan 5 tahun
 
    Proses Perencanaan SistemØ
Merencanakan proyek-proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencana sistem
    1.     Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dantaktik perusahaan
    2.    Mengidentifikasikan proyek-proyek sistem
    3.    Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem   
    4.     Menetapkan kendala proyek-    proyek sistem
    5.    Menentukan prioritas proyek-    proyek sistem
    Untuk menetapkan  perioritas proyek sistem harus memperhatikan kriteria rasional dan irrasional.
Kriteria rasional berupa :
•    Penghematan biaya yang diharapkan atau peningkatan keuntungan yang diharapkan dari masing2 proyek sistem.
•    Kemudahan diterima dan efektifitas pemakaian sistem kelak oleh user
•    Kelanggengan hidup sistem dimasa mendatang
•    Hubungan dengan proyek sistem lain yang juga direncanakan
•    Kebutuhan yang mendesak untuk memperbaiki kondisi yang sudah tidak dapat ditolerir lagi.
Kriteria irrasional adalah :
    Minat dan daya tarik masing2 menejemen yang berkuasav
    Kebanggaan yang akan ditunjukkan.v
6.    Membuat laporan perencanaan sistem
7.    Meminta persetujuan manajemen

    Menentukan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan yang dilakukan oleh komite pengaraho
    1. Menunjuk team analis
    2.    Mengumumkan proyek     pengembangan sistem
    Mendefinisikan proyek-proyek sistem dikembangkan yang dilakukan oleh analis sistemo
    1.    Mengidentifikasi kembali ruang     lingkup dan sasaran proyek sistem
    2.    Melakukan Studi kelayakan
        - Memahami operasi dari sistem yang lama   
( mengapa operasi pada sistem lama hrs dipahami?)

- Menentukan kebutuhan-  kebutuhan pemakai sistem secara garis besar untuk dapat mencapai  sasaran sistem ini
- Menentukan permasalahan-permasalahan yang terjadi sehingga sistem yang lama belum dapat mencapai sasaran yang diinginkan ini


    3. Menilai Kelayakan Proyek Sistem
         ( TELOS )
         - Kelayakan teknik
a.    Ketersediaan teknologi dipasaran
b.    Ketersediaan ahli untuk mengoperasikannya
         - Kelayakan Operasi
a.    Kemampuan personil
b.    Kemampuan operasi sistem untuk menghasilkan informasi
c.    Kemampuan mengendalikan operasi sistem
d.    Effesiensi sitem
       
        - Kelayakan Jadwal
         - Kelayakan ekonomi
a.    Besarnya dana yang diperlukan untuk mengembangkan sistem
b.    Manfaat yang diperoleh dari sistem
         - Kelayakan Hukum
    4. Membuat Usulan Proyek Sistem
    5. Meminta Persetujuan Manajemen